Los registros y los estados contables conforman la estructura básica de la contabilidad de una empresa. Los libros que se utilizan forman parte de la contabilidad financiera y los estados contables representan el resultado del procedimiento contable.
Un asiento contable que se registra en un libro de contabilidad es la expresión de un movimiento económico. Los libros son el soporte material de la información financiera y pueden ser de carácter obligatorio o voluntario ante la ley.
Por otra parte los estados contables son una representación de la posición financiera y reflejan el desempeño de la entidad. El objetivo de éstos es proveer información sobre la posición y el desempeño financiero y los flujos de efectivo, de manera que resulte útil a la mayor cantidad de usuarios posibles. También, muestran los resultados de la gestión de la administración en relación con los recursos que ha tenido a su disposición. Proveen información sobre activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos que determinan la ganancia o la pérdida, así como otros cambios en el patrimonio y de los flujos de fondos de la empresa.
El nuevo Código Civil y Comercial de la Nación Unificado que fue aprobado en 2014 derogó el Código de Comercio de la República Argentina, reformó la Ley de Sociedades, incorporó algunas definiciones en materia comercial y dio un tratamiento unificado a las obligaciones y a los contratos.
En materia comercial y contable el nuevo código, obliga a llevar libros contables a todas las personas físicas o jurídicas que desarrollen alguna actividad económica organizada, quedando eximidos las primeras en la medida que desarrollen actividades profesionales (abogados, contadores, ingenieros, médicos, etc.) o actividades agropecuarias que no estén organizadas en forma de empresa (pequeña familia agricultora). De esta forma quedan obligadas a llevar libros contables todas las personas de carácter privado, incluso aquellas que no tengan fin de lucro (fundaciones, asociaciones civiles, iglesias, consorcios de propietarios, etc.). Igualmente, las jurisdicciones locales podrán eximir de esta obligación a aquellos sujetos cuyo volumen de operaciones no resulte relevante. El antiguo Código de Comercio limitaba esta obligación a los sujetos definidos como comerciantes.
También define cómo tendrá que llevarse la contabilidad, la necesidad de contar con documentación respaldatoria y los libros que son obligatorios: Diario e Inventario y Balances. En este aspecto, es importante destacar que cómo se ha ampliado la obligación de llevar libros y confeccionar balances, se deberá analizar las fechas de vencimiento especiales que existen para la presentación de las declaraciones juradas para este tipo de contribuyentes. Asimismo, podrán resultar obligados a presentar el formulario para fines fiscales, con dictamen o certificación del contador e incluso los estados contables deberán estar acompañados por el dictamen profesional.
